Actualmente hacer presupuestos eficientes forma parte de la actividad diaria de todas las empresas. No importa si es una pyme o un autónomo, la necesidad de disponer de diversas alternativas que permitan ejecutar fácilmente las gestiones administrativas en una empresa cada vez son mayores.
Por este motivo, una de las alternativas existentes y más destacadas lo constituye la del uso de Plantillas de Presupuesto. Estas herramientas se encuentran disponibles en diversos formatos y generalmente de forma gratuita en la web, minimizando los costes y tiempos entre cada trámite que se requiera.
Sin duda alguna las plantillas de Presupuesto constituyen una gran herramienta que les permite a las empresas hoy en día seguir innovando. Así pues, a continuación te mencionaremos los aspectos más resaltantes y destacados relacionados con las Plantillas de Presupuesto en la actualidad para una empresa.
¿Qué es un Presupuesto?
Existen diversos tipos de significado de presupuesto. Sin embargo, un presupuesto no es más que una herramienta para calcular los recursos y gastos futuros de una empresa. Ahora bien, si el presupuesto va dirigido a un cliente, entonces se trata de un borrador en el que se refleja el coste aproximado de los servicios del intercambio comercial.
Esto hace que sea tan importante cuidar la elaboración de un presupuesto mediante una plantilla que contenga información correcta, completa y acorde con la ley vigente. De ahí que utilizar dichas plantillas para redactar los presupuestos sea una práctica muy habitual cuando se da de un elevado número de pedidos.
Estos modelos ya contienen una estructura básica con todos los elementos imprescindibles y donde se ha de incluir la información más relevante. Como por ejemplo la prestación dada, datos de contacto o porcentajes de elementos.
Además, existen campos en blanco en los cuales únicamente se ha de escribir la información correspondiente. Por lo general, los modelos de presupuesto suelen estar en formato Excel o Word, pero también hay plantillas en los programas de otras suites ofimáticas.
Elementos que debe contener una Plantilla de presupuesto
A continuación, te nombraremos los elementos más generales que toda empresa deberá contener en su Plantilla de Presupuesto. Independientemente del tipo de Presupuesto que sea, estos son:
Logotipo
Espacio ubicado en la cabeza de la plantilla, el cual, se dispondrá para el logotipo de su empresa o negocio.
Datos de la empresa / prestador del servicio
En esta sección deberá detallarse los datos de la empresa o profesional prestador del servicio. Tales como el nombre o razón social, el NIF o CIF, el domicilio fiscal y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el correo electrónico.
Datos del cliente
El presupuesto deberá reflejar el nombre del cliente (ya sea particular o empresa). Así como también su CIF o DNI y el domicilio.
Modo de pago
Es importante estudiar la forma de pago de cada presupuesto. Normalmente, cuando el monto no es elevado o no requiere la adquisición previa de material, no se suelen establecer anticipos.
Pero en caso de que se trate de un presupuesto de elevada cuantía o que implique una importante adquisición de material o contratación de servicios de terceros. Sin embargo, conviene acordar el adelanto de un tanto por ciento del importe total.
Concepto
El concepto detalla los elementos que conforman los productos o servicios presupuestados en dicho documento. De esta forma, en el concepto pueden incluirse diferentes productos y servicios.
Además, pueden incluirse las horas de trabajo, los materiales utilizados u otros costes asociados, como puede ser la contratación de otros servicios de terceros, licencias y suministros. Así como también, se incluye el número de unidades de cada elemento que conforma el concepto, el coste unitario de cada una de ellas y el coste total de cada grupo de unidades de la misma naturaleza.
Importe
El importe ha de desglosarse indicando la base imponible. Es decir, la suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base imponible más el IVA.
Plazo de entrega
Incluir el plazo de entrega de un proyecto acabado o, incluso, los plazos intermedios de las diferentes etapas es un importante recurso para dotar de valor añadido a tu servicio. No obstante, en el momento que un presupuesto adquiere validez legal, es importante cumplir bien con estos plazos y planificarlos con anterioridad.
Garantías y soporte técnico
Existen determinados servicios o proyectos que pueden necesitar ser dotados de ciertas garantías o de un soporte técnico.
En especial cuando se trata de servicios a largo plazos. Los cuales, no necesariamente tienen que estar incluido en el importe del servicio en sí y que debe ser presupuestado aparte.
Así pues, una buena técnica para hacer más atractivo tu presupuesto consiste en ofrecer algún soporte técnico de forma gratuita durante un determinado periodo de tiempo.
Condiciones legales
Añade las condiciones legales que estimes necesarias para evitar malentendidos o abusos por cualquiera de las partes. De esta forma podrás impedir una inadecuada interpretación de lo estipulado en el documento y ahorrar problemas, tiempo y dinero.
Formato
En ocasiones será necesario presentar el presupuesto con un formato diferente, como por ejemplo el de una factura proforma. Como también el de una propuesta de contrato mercantil de prestación de tus servicios que lleve implícito el presupuesto. Esta última modalidad es habitual para agentes comerciales, formadores o programadores que desarrollen su trabajo de manera continua en el tiempo.
Ventajas de las plantillas de Presupuesto
Con el constante avance tecnológico las empresas requieren incluir más datos en los presupuestos. Por lo que, contar con una eficiente y funcional plantilla de presupuesto es vital para mantener la productividad de dicho negocio. En general, los presupuestos creados en Plantillas permiten:
- Carga automática de una amplia diversidad de datos de todos sus clientes potenciales.
- Personalizar el diseño del presupuesto usando las plantillas disponibles con gran estética y profesionalismo.
- Reflejar la imagen corporativa del negocio mediante el uso del logo y los colores corporativos.
Recomendaciones para elaborar una buena Plantilla de Presupuesto
Para dotar a tu presupuesto de valor añadido, puedes incluir ciertos elementos en su plantilla que te ayudarán en el proceso de venta. Recuerda siempre evitar la mala ortografía y ser conciso. Entonces:
- Presenta el problema del cliente desde tu visión profesional, haciendo un análisis del mismo.
- Haz tu propuesta: muestra de qué forma puede tu negocio o empresa ayudar a tu cliente a buscar una respuesta a su problema.
- Incluye un plan de trabajo en el que además de para vender y explicar la metodología y la forma que tienes de hacer las cosas. Además, podrás explicar a tu cliente de una forma más práctica en qué va a gastar su dinero.
- Recuerda que no dejar constancia de lo que no incluye el presupuesto puede dar lugar a malentendidos. Ya que, por lo general, en muchas ocasiones el cliente puede dar por sentado que se presupuestan ciertos elementos o servicios extra que no estén incluidos en la oferta.
- Si estás empezando como autónomo, podrías utilizar alguna herramienta de facturación con plantillas pre cargadas que te ayuden a llevar un mejor control y gestión de tu contabilidad. Con lo cual se te facilite la elaboración de facturas y te permita la generación y presentación de modelos de impuestos.
Finalmente, esperamos que esta información relacionada con los aspectos más resaltantes y destacados de las Plantillas de Presupuesto en la actualidad para una empresa te sea de gran utilidad.
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