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Factura de compra

Seguro has escuchado hablar sobre la factura de compra y te han surgido algunas dudas sobre este tema. Si este es tu caso, hoy estás de suerte porque conocerás todo lo referente a la factura de compra, empezando con qué es y para qué sirve está factura.

Igualmente, aprenderás cuáles son los datos que debe contener una factura de compra para que pueda ser registrada y enviada a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Asimismo, una vez que manejes bien está información sabrás cómo puedes crear una factura de compra de manera electrónica.

Esto tomando en cuenta que, es el formato que acepta la Agencia tributaria para el registro y envío de la misma. Finalmente, y para que completes la información y puedas aclarar tus dudas te indicaremos cuando debes o no emitir una factura de compra electrónica.

Qué es una factura de compra y para qué sirve

Una factura de compra es un documento implementado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para poder registrar las compras de las pequeñas y medianas empresas. Esto debido a que, de acuerdo al artículo 7 del Reglamento del Régimen Simplificado, los mismos no están obligados a facturar de manera electrónica y por ende ellos llevan sus registros de manera física.

Por lo tanto, debido a que el comprador es quién recibe la factura, será él quien se encargue de registrarla ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de manera electrónica. Pues dicho registro le permitirá lo siguiente:

    • Mantenerse al día con la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
    • Tener a la mano la información que utilizará al momento de realizar la declaración de la renta.
    • Permite que la Agencia Tributaria valide la información que tendrá registrada el vendedor.
    • Llevar un control de las compras realizadas durante el año.

Por esa razón, es muy importante que como comprador solicites tu respectiva factura de compra. Pues una vez que realizas una compra ya sea de un producto o servicio cuentas con 8 días continuos para registrar la factura ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Recuerda que, dicho registro debes hacerlo de manera electrónico, es por ello que, actualmente existen varios programas que te permiten generar facturas electrónicas gratis. Sin embargo, más adelante conocerás como puedes crear una factura electrónica de compra con estos programas.

Por ahora, lee en el siguiente punto los datos que debe contener la factura de compra, de manera tal que cuando el vendedor te la entregue puedas verificar que los datos estén completos. Así, de faltarle alguna información a la factura, podrás solicitarle al vendedor que te anote todo lo necesario para poder hacer el registro.

Datos que debe contener una factura de compra

Cómo leíste en el punto anterior, es muy importante que sepas que datos debe contener una factura de compra. Pues recuerda que, esos son los datos que deberás registrar ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Por esa razón, conoce a continuación, los datos que debe contener la factura de compra que te entreguen luego de adquirir un producto o servicio:

  1. Número de factura y de serie, dicho número es único y es el que identifica a cada una de las facturas emitidas por el vendedor.
  2. Fecha de emisión de la factura, es muy importante que la contenga, ya que para la Agencia Tributaria representa el período en el cual fue emitida la factura.
  3. Datos fiscales del vendedor, en este apartado se deben incluir los siguientes datos:
    • Nombre de la empresa.
    • Número de identificación fiscal (NIF).
    • Dirección.
    • Teléfono.
    • Correo electrónico.
  1. Datos fiscales del comprador, entre ellos los siguientes:
    • Nombre completo del titular o de la denominación social.
    • Número nacional de identidad (DNI) o de NIF en caso de ser una empresa.
    • Teléfono.
    • Dirección.
  1. El concepto de la factura, en este caso deberá poseer una descripción del producto o servicio adquirido.
  2. El importe o monto pagado por el producto adquirido, en dicho monto debe ir incluido el IVA y en la descripción del importe se debe señalar el monto del IVA cobrado.

Esos son los datos que debe contener la factura de compra, es importante que verifiques una vez que el vendedor te la entregue que no falte ninguno de ellos. Pues de faltarte, deberás ir nuevamente a la tienda para que el vendedor te dé los datos completos, pues no podrás registrar la factura ante la Agencia Tributaria si te faltan algunos de estos datos.

Cómo crear una factura de compra de manera electrónica

Ahora que ya estas al tanto de los datos que debe contener una factura de compra debes saber cómo crearla de manera electrónica. Pues recuerda que, al momento de registrar la factura en la página de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) debes hacerlo con un formato electrónico.

Para hacerlo, existen muchos programas gratis que te van a permitir crear la factura de compra de manera electrónica. De forma tal que, una vez que la hayas creado, puedas ingresar en la página de la Agencia Tributaria y la registres en el sistema.

Unos de los programas más utilizados son los de myGESTIÓN y el de Txerpa, ambos programas son muy sencillos de utilizar. Pues son muy parecidos a Excel por lo que te encontrarás con una hoja de cálculo en la cual deberás depositar todos los datos que te solicite.

Sin embargo, para que puedas usarlos debes instalar cualquiera de los dos programas mencionado en tu ordenador. Posteriormente, teniendo la factura de compra que te entrego el vendedor deberás vaciar toda la información que dicha factura posee en las casillas correspondientes.

Una vez que hayas depositado todos los datos y que hayas guardado los cambios realizados tendrás la factura de compra creada bajo un formato electrónico. Esa será la que deberás registrar en la página de la Agencia Tributaria, sin embargo, no debes deshacerte de la física, por el contrario, archívala, para que tengas tu respaldo en físico.

Cómo puedes ver crear una factura de compra de manera electrónica es muy fácil sobre todo en la actualidad. Pues gracias a todos los programas que existen no solo las creas de manera gratuita, sino que lo haces de una forma rápida y segura.

Cuándo debes emitir una factura de compra electrónica

Para que completes toda la información referente a la factura de compra y sepas cuando emitir o no una factura electrónica, es importante que consideres los siguientes aspectos:

  1. No todas las facturas de compras que se emitan en físico deben ser registradas para enviarlas a la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por ello, conoce a continuación, las facturas de compras que debes pasar a formato electrónico para poder enviarlas a dicha Agencia:
    • Deben ser facturas de compra que posean el logo de la empresa impreso, es decir, aquellas que solo vienen con sello no se pueden registrar.
    • Las facturas por concepto de pago de condominio.
    • Facturas cuyo emisor no esté obligado a emitir comprobantes electrónicos, pues posee una pequeña o mediana empresa. En otras palabras, todos los vendedores que no entren en esta categoría, serán los responsables de registrar y de enviar de manera electrónica las facturas de compra a la Agencia Tributaria.
    • Facturas de Instituciones Religiosas, siempre y cuando el concepto de las mismas sea de ayuda para el mantenimiento de dicha Institución.
    • Las facturas de compra de Organizaciones Sindicales, siempre que el concepto de la misma sea para fines público o de caridad.
  1. Las facturas de compra por el pago de los servicios públicos no se deben registrar ni enviar a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
  2. No podrás crear una factura de compra electrónica si el producto o servicio adquirido fue en el exterior.

Cómo puedes ver es importante que consideres estos aspectos para que sepas cuando presentar o no una factura de comprar electrónica. Si pudiste aclarar tus dudas sobre la factura de compra, sigue leyendo este blog, ya que te podría interesar conocer sobre el siguiente tema: Factura comercial.

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