Si eres una persona autónoma o eres un emprendedor empresarial, debes conocer que necesitas disponer de facturas, que te permitan, mantener un orden administrativo de tu organización. Es por ello, que actualmente existen infinidades de alternativas con las que puedes elaborar tus propias facturas personalizadas de una forma rápida, personalizadas y con una gran estética profesional.
Por lo tanto, a continuación, te explicaremos todo lo relacionado con la elaboración de facturas mediante el uso de la herramienta de Microsoft Word en España, para que así puedas elaborar de una manera fácil, práctica y gratuita tus propias facturas personalizadas.
¿Qué es Word?
Microsoft Word no es más que una herramienta o procesador de textos, el cual, forma parte de un paquete conocido como Microsoft Office. Este en la actualidad, constituye una de las mejores soluciones ofimáticas a nivel empresarial más utilizado en la rama administrativa.
¿Cómo puede ayudar Word en la elaboración de mis facturas personalizadas?
Word incluye en su software diversas herramientas que permiten desarrollar eficientemente diversas actividades en una oficina. Como por ejemplo, elaborar de cero o mediante plantillas pre cargadas facturas totalmente personalizadas.
Así pues, como se te mencionó anteriormente, podrás elaborar facturas de dos maneras con Word. Estas son:
- De forma manual
En donde deberás introducir manualmente tus propias cajas de texto. Las cuales posteriormente tendrás que rellenarlas de acuerdo a tus necesidades dándoles ese toque personal.
- Mediante el uso de plantillas
Constituye el método más fácil, rápido e intuitivo. Por medio del cual permite crear en tan solo unos pocos minutos las facturas con Word mediante el uso de las plantillas predeterminadas que nos ofrece el propio programa.
¿Por qué es importante tener las facturas en un formato digital?
Word, al igual que Excel o los diversos servicios o programas de facturación que existen en el mercado actualmente, permiten disponer de facturas totalmente digitalizadas de forma gratuita y rápida. Esto supone que adicionalmente podamos almacenarlas en nuestro ordenador sin ocupar espacio y mantenerlas ordenadas, lo que nos va a facilitar el trabajo tanto si somos autónomos como si somos una PYME.
Cabe destacar que una factura debe tener unos campos obligatorios generales. Sin embargo, los elementos de una factura en particular dependerán del tipo de área en la cual se desenvuelva dicha empresa.
¿Qué ventajas tiene elaborar una factura en Word?
Es posible que no dispongas de los recursos económicos para pagar un servicio exclusivo que te diseñe una factura personalizada. Por lo tanto una buena plantilla de factura diseñada bajo el ambiente de Word puede ayudarte a crear gratuitamente una factura de apariencia profesional en tan solo unos pocos minutos.
Así pues, a continuación te nombraremos las principales ventajas que actualmente se obtienen al elaborar las facturas en Word. Estas son:
- Ahorro de papel y organización más óptima.
- Impresión inmediata y fácil si es necesario.
- Posibilidad de transformar el archivo definitivo en formato PDF.
- Búsqueda rápida de las facturas.
- Cálculo rápido y automático mediante las plantillas, evitando errores.
- Selección de múltiples diseños.
¿Cómo puedo hacer una factura en Word con las plantillas predeterminadas?
Antes de comenzar, lo primero que se debe tener claro es cómo llegar hasta las plantillas predeterminadas de Word. Teniendo ese paso claro, a continuación te explicaremos cómo podrás elaborar una factura personalizada en Word. Entonces:
- Primero que nada procede a abrir Microsoft Word.
- Luego dirígete a la pestaña de “Archivo” y crea un nuevo documento.
- Posteriormente, elige la plantilla con el nombre de “Factura” o si prefieres accede a las “Plantillas online” para descargar la que mejor se adapte a tu negocio.
- Rellena los campos que se te requieren.
- Una vez cargues toda la información que requieras, asegúrate que esté correcta y si deseas podrás cambiar el color de toda la plantilla o añadirle tu logo personal. Todos los cambios posibles quedarán bajo tu responsabilidad, dándole ese toque personal que tanto desees.
- Finalmente, guarda el documento con el número de factura y fecha para que te sea más fácil encontrarla.
Elementos generales que debe incluir una factura en Word
Una factura, para ser considerada válida, debe contener cierta información que refleje las circunstancias del servicio prestado o producto vendido, así como información sobre el emisor y el receptor de la misma. Por lo tanto, los elementos esenciales que todo modelo de factura en Word debe contener son los siguientes:
Número de la factura
Este representa uno de los elementos más sencillos de incluir, pero en el que mayor cautela se debe tener. Así pues el número de factura constituye el elemento que identifica a la misma dentro de tu contabilidad, y como tal, ha de ser único.
Recuerda que en un mismo año no puedes disponer de dos facturas con el mismo número, pues de ser así es signo de que algo has hecho mal en tu gestión administrativa y carecería de legalidad.
Además de único, el número de factura debe ser correlativo y tener una continuidad. Si la anterior factura emitida es la 10, has de emitir la número 11. Por lo tanto, deberás tener siempre presente que no podrás dar saltos en la numeración.
Fecha de emisión de la factura
Es necesario incluir en cualquier factura la fecha de emisión de la misma. Este extraordinario elemento goza de una gran transcendencia a la vista de los diversos efectos tributarios que se presenten.
Además, este elemento especifica el periodo en el que se ha facturado la misma, así como el momento en el que se imputan los impuestos correspondientes. También se utiliza como indicativo a efectos de cobro, ya que se usa la fecha de emisión de la factura como referencia de inicio del plazo para pagarla.
Fecha de vencimiento
Este elemento indica el tiempo disponible en el que dicha factura deberá ser abonada. Por lo tanto, marca el plazo entre la emisión y el vencimiento, en que el receptor de la misma deberá cancelarla.
Datos fiscales del emisor y del receptor de la factura
Un elemento fundamental y característico de la factura, se basa en la inclusión de los datos fiscales completos del emisor y receptor de la misma. Generalmente estos datos corresponden a los siguientes elementos:
- Nombre y apellidos en el caso de trabajadores autónomos o la denominación social en el caso de las empresas.
- El domicilio completo y el número de identificación fiscal. Es decir, DNI en autónomos o NIF en las empresas.
Recuerda que si tu empresa tiene singularidades como tratarse de una sociedad unipersonal o ser emprendedor de responsabilidad limitada, debes especificar esta circunstancia junto a la denominación en los datos fiscales de forma completa.
Concepto, importe e impuestos de la factura
Otro elemento fundamental de una factura constituye el especificar qué se está facturando en la misma. Es decir, el concepto por el que se va a realizar el pago.
Cabe destacar que dicho concepto, deberá corresponder con el producto o servicio prestado. Este determinará de igual modo el tipo impositivo a incluir en la factura, ya que en función del mismo corresponderá aplicar un IVA normal, reducido, súper reducido, o incluso, una exención del IVA.
Sin embargo, en el caso de que el servicio esté exento de IVA, se deberá indicar bajo cuál disposición legal se da dicha circunstancia. Adicionalmente, y para el caso de que seas profesional autónomo, estés prestando un servicio calificado como profesional y el destinatario de la factura sea un empresario, deberás incluir retención del IRPF en la misma.
En cuanto a los importes a incluir en la factura, se deberá tener en cuenta el precio otorgado al producto o servicio facturado.
Cabe destacar que el total de dicho valor corresponderá con el resultado de aplicar sobre la base imponible la suma de los impuestos correspondientes (como el IVA) o suplidos y restarle los conceptos que apliquen al caso, como la retención del IRPF. Por ejemplo, si se ha efectuado algún tipo de descuento.
Datos registrales
Los datos registrales en una facturase deberán incluir, si ocurren los siguientes casos:
- Si se trate de una sociedad.
- Como persona autónoma y está inscrita en el Registro Mercantil como Emprendedores de Responsabilidad Limitada.
Datos complementarios
Otro elemento que se debe incluir en las facturas en el caso de que el emisor de la misma esté sujeto al criterio de caja para la contabilización del IVA. Esto con la finalidad de que el receptor conozca que no podrá deducirse la misma hasta que la haya abonado. Al igual que el emisor no tendrá obligación de abonar a la Agencia Tributaria el IVA incluido en dicha factura hasta que el receptor lo haya abonado.
Finalmente, esperamos que toda esta información referente con la elaboración de facturas mediante el uso de la herramienta de Microsoft Word te sea de gran ayuda. Además, si te ha gustado este artículo te recomendamos ingresar al siguiente link donde encontrarás información variada de tu posible interés.
