Todo empresario sabe que una factura es parte integral de una empresa, ya que a diario se envían y reciben. Sin embargo, existen dos clases de facturas, una de ellas es la factura ordinaria y la otra la factura proforma que en esencia es una factura preliminar de venta.
La factura proforma es un documento informativo provisional, que contiene detalles que serán incluidos en la factura comercial. De esta manera el comprador obtiene la información necesaria sobre los servicios o bienes adquiridos, logrando que el intercambio se ha aceptado por los involucrados.
VENTAJAS DE LAS FACTURAS PROFORMAS
Aunque sus características son similares a una factura comercial, posee las siguientes ventajas:
- Está sujeta a cambios, sin embargo, debe estar lo más cerca posible de una venta real.
- Contiene información transferible y así crear otros documentos o facturas.
- Colocar la fecha de la factura proforma es importante, porque se determina la variante de los costos, tasas y tarifas, lo que influiría en los precios del producto.
- No dispone de una valoración fiscal pero sí una gran eficacia, ya que se puede usar a la hora de reclamaciones entre ambas partes.
Es cierto que estas facturas no se registran al carecer de validez administrativa, pero si son muy útiles. Mediante ellas puede obtener un borrador al cual podrás hacerle cambios antes de hacer la factura definitiva.
Cuando el cliente acepte las condiciones de la proforma simplemente la convertirás en factura comercial u ordinaria contando ahora con validez fiscal y contable.
OTRO BENEFICIO DE LA FACTURA PROFORMA
Algunas empresas han hallado un importante beneficio de estas facturas. Esto le permitirá estipular las condiciones y gastos extras que deberán costearse por el comprador, siendo esta factura una herramienta de prevención a la morosidad.
¿CUÁNDO SE UTILIZA UNA FACTURA PROFORMA?
Cuando el cliente desea una detallada información del producto o servicio a recibir, se enviará una factura proforma para constancia. De igual manera, este documento habitualmente se emplea en cinco casos:
- En operaciones comerciales internacionales para ofertar la venta, suele utilizarse la factura proforma.
- Cuando el cliente desea conocer detalles del producto o servicio y, si es aceptado, la factura se convertiría en una oferta comercial.
- Si es solicitada como justificativo o compromiso de una inversión.
- Se puede utilizar cuando el cliente está tramitando una licencia de importación.
- Al solicitar una apertura de crédito a un banco.
¿SE PUEDE SOLICITAR UN PRÉSTAMO PERSONAL CON UNA FACTURA PROFORMA?
Si afrontas un gasto imprevisto y necesitas de un préstamo bancario para emprender un negocio, lo más probable es que la entidad requiera de una factura proforma, y así encontrar la finalidad del préstamo.
Dicha entidad bancaria sabrá todo lo que acredita la mercancía o el producto que se va a adquirir y los detalles necesarios para dar aprobación al préstamo
¿QUÉ CONTIENE UNA FACTURA PROFORMA?
La factura proforma es similar a una factura tradicional. Debe contar con la siguiente información:
1): El encabezado principal con la frase que define que es una factura proforma.
2): La fecha en que se hizo el documento.
3): El nombre de la empresa, la dirección e identificación fiscal.
4): El nombre del cliente, dirección y su identificación fiscal.
5): Descripción de la mercancía, detallando la cantidad o unidad que se vende.
6): El precio unitario o total y el tipo de divisas que se usará.
7): Su peso bruto, su peso neto y el volumen del producto.
8): Detalles de los gastos de seguros y de transporte.
9): Incluye periodo de validez
¿HAY DIFERENCIA ENTRE UNA FACTURA PROFORMA, UNA FACTURA COMERCIAL Y EL PRESUPUESTO?
Aun cuando las facturas tengan mucho en común una no tiene que ver con la otra.
- La factura proforma es un documento anterior a la factura comercial y nunca tendrá validez fiscal.
- El presupuesto es un documento sobre las condiciones de pago y el precio de un servicio o producto específico, tampoco tiene ningún valor fiscal ni contable.
- La factura comercial tiene validez legal, y no se puede modificar por su numeración y ser un documento definitivo tiene plenos efectos legales, contables y fiscales.
LA FACTURA PROFORMA ¿QUIÉN LA EMITE?
La empresa vendedora o el vendedor es el emisor único capaz de detallar y respaldar la oferta de venta. Además proporciona las condiciones concretas de un producto o servicio. De esta forma, aportará un compromiso comercial en el comprador recibirá el servicio o producto al precio previamente fijado.
De igual manera, si la empresa tiene como costumbre enviar muestras del producto sin valor comercial, puede emitir una factura proforma. El cliente deberá solicitar a la empresa la factura del mismo para su seguridad y confirmación de datos, siendo así una garantía de lo ya previsto.
Hay varios modelos de factura proforma en Word y Excel que puedes descargar en internet totalmente gratis. Lo mejor es que también podrás encontrarlas en Inglés y Alemán.
Para que este trabajo de facturación proforma resulte sencillo, hay que tomar en cuenta los siguientes consejos:
- El primer consejo es utilizar un software de facturación aumentando tu eficacia, encontrándolos a diversos precios o gratis.
- A continuación, llene detalladamente la factura, incluyendo datos tanto suyos como del destinatario y si hay algún imprevisto será más fácil contactarse.
- Y por último, mantenga clara la política de la factura proforma, tenga en cuenta las formas de pago incluso que hacer en caso de pagos tardíos.
¿QUÉ PROGRAMA UTILIZAR PARA REALIZAR UNA FACTURA PROFORMA ONLINE?
Hay un programa Facturas Cloud donde podrá hacer una factura proforma online, incluyendo todos aquellos datos que sean necesarios. Gracias a este programa de facturación podrá almacenar las facturas proforma de una forma en la nube y acceder a su contenido siempre que lo necesite.
En conclusión, la factura proforma es uno de los documentos más utilizados en los acuerdos comerciales, además es muy aceptada entre las empresas por las ventajas mencionadas anteriormente.
Esperamos que la información planteada la sea de mucha utilidad, si desea saber más no dude en escribirnos sus comentarios en la parte de abajo.
