Hoy en día, la emisión de facturas electrónicas cada día es más sencilla debido a los continuos avances tecnológicos globales. Lo cual permite una automatización y optimización de los procesos administrativos y contables de las empresas privadas y públicas, reduciendo así los costos notablemente.
Por lo tanto, a continuación, te explicaremos todo lo relacionado con el servicio de Factura Electrónica La Rioja prestado por la comunidad autónoma de España, para que así puedas disponer de los beneficios de la facturación en línea desde la comodidad de tu casa.
Aspectos Generales de La Rioja
El Gobierno de La Rioja ha aprobado el Decreto por el que se regula el registro de facturas y el servicio de facturación electrónica. Esto con el objetivo de agilizar los plazos de pago a los proveedores, reducir cargas administrativas, y reforzar la transparencia de su gestión.
Cabe destacar que, el servicio de facturación electrónica, entró en vigor desde el 1 de enero de 2014. Lo cual, constituyó un paso decisivo en la apuesta tecnológica y modernización de la Administración Riojana, manifestada en el objetivo número dos de la estrategia digital para una Administración Electrónica en La Rioja.
¿En qué consiste el servicio de Facturación Electrónica de La Rioja?
El servicio de facturación electrónica de la Rioja constituye el instrumento tecnológico a través del cual se garantizará el derecho de los empresarios y los profesionales a la remisión de facturas electrónicas a la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y entes del sector público.
Cabe destacar que, la facturación electrónica no es más que un equivalente funcional de la factura en papel. Cuyo sistema consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.
Objetivos del servicio de Facturación Electrónica de La Rioja
A continuación, te nombraremos los objetivos del servicio de Facturación Electrónica de La Rioja. Estos son:
Para la Administración
- Agilizar los plazos de pago a proveedores.
- Mejorar la gestión interna de las facturas para disponer de un mejor control del gasto público y del déficit. Lo cual permite optimizar la planificación de la tesorería.
- Reducir cargas administrativas y reforzar la transparencia.
Para las empresas y particulares
- Facilitar a los proveedores el envío, rectificación, consulta y seguimiento de sus facturas.
- Ahorro y disminución de costes, evitando la generación del papel, ensobrado y timbrado. Así como los tiempos de envío / recepción de manuales de facturación.
¿Cómo realizar una factura electrónica al Gobierno de la Rioja?
Si queremos facturar a la administración pública, debemos tener integrado en nuestro sistema de trabajo una metodología de Facturación Electrónica. Además, es importante tener en cuenta que algunas comunidades autónomas disponen de su propia plataforma electrónica de gestión como el Gobierno de La Rioja.
Así pues en la web oficial de La Rioja podrás encontrar su punto de acceso al servicio de facturación electrónica. Desde aquí podrás realizar el envío de todas las facturas de manera segura, confidencial y rápida. Sin embargo, primero que nada deberás estar registrado en dicha plataforma. Para ello tendrás que cumplir tres requisitos:
- Disponer de un certificado digital.
- Cumplir con los requisitos técnicos de acceso y firma digital a través de la sede electrónica del Gobierno de La Rioja. Para ello se debe realizar un test y superarlo en su totalidad.
- Estar dado de alta en la Ficha de terceros del Gobierno de La Rioja, que se puede realizar telemáticamente a través del siguiente link.
Todo ello se realiza a través de un asistente que va guiando el proceso de alta para garantizar que se realice el registro sin problema. Una vez registrado, podrás acceder al servicio que te permite acceder al portal las facturas y realizar todas las operaciones necesarias:
- Emisión.
- Consulta.
- Búsquedas, entre otros.
La forma de remitir la factura puede realizarse dentro de la plataforma rellenando el formulario correspondiente, pero también importando el archivo. Este documento deberá cumplir las normas de formato XML correspondientes, siendo acordes a la legislación vigente.
Así pues, una vez remitido el archivo, la misma plataforma confirmará su recepción, y en el caso de que se detecte algún error, se informará al usuario del problema para su subsanación.
¿Puedo consultar la fecha prevista de pago de una factura?
Actualmente es posible consultar la fecha prevista de pago únicamente para el Gobierno de la Rioja. Es decir para las facturas cuyo CIF del receptor es S2633001I. Así pues, esta consulta podrás realizarse desde el siguiente link de su plataforma virtual.
¿Qué debo hacer si detecto un error en una factura que ya ha sido emitida?
Las facturas electrónicas no pueden ser modificadas una vez que han sido emitidas, pero sí cuando están en «Borrador». Esto es debido a que son firmadas electrónicamente y cualquier cambio posterior sería detectado como una manipulación de un documento firmado.
En su lugar, si el emisor detecta un error en una factura que ya ha sido emitida y enviada, lo primero que tiene que deberá hacer es consultar con el receptor el estado de la factura. Esto con el fin de que la rechace. Por tanto, en el caso de que una factura tenga un error lo primero que se debe hacer es pedir al receptor que la rechace.
¿Cómo puedo crear una factura nueva partiendo de una previamente rechazada?
Una vez que ha sido rechazada la factura por alguna razón en particular, deberás dirigirte a la sección de consultar la factura. Para ello, deberás seguir los siguientes pasos:
- Primero que nada selecciona sobre la lupa en «Gestión de facturas” y posteriormente en el apartado de “Gestión de facturas firmadas”.
- Luego selecciona el ícono de “Facturas a cobrar» y pulsa sobre el botón «Crear rectificativa» que aparece al final de la página. Le aparecerá la factura en modo edición para que pueda ser emitida una factura nueva partiendo de los datos de la rectificada.
- A continuación, podrás colocar el número de factura que desees pero deberás tener en cuenta lo siguientes aspectos:
- En ningún caso se puede colocar el mismo número de factura que la rectificada pues el sistema le indicaría que está emitiendo una factura duplicada.
- Según la legislación actual las facturas rectificativas deberían tener una serie separada.
- Una vez introducida la factura rectificativa, ésta aparece en la opción «Gestión de facturas” específicamente en la sección de “Entrada de facturas». Es decir, en el apartado donde están las facturas pendientes de emitir.
- A partir de aquí esta se emite de la forma normal e internamente lleva un dato que indica a qué factura rectifica.
Recuerda que las facturas rectificativas emitidas hacia la plataforma de facturación electrónica del Gobierno de La Rioja son del tipo completas. Es decir, sustituyen completamente a las facturas rectificadas.
Además, si necesitas realizar una modificación parcial (sin rechazar la factura original), podrás hacer una factura con líneas de abono. Para ello tendrás que introducir un número negativo en el «Número de unidades» de la línea de la factura. Ten en cuenta que en una línea de importe negativo si existiesen descuentos en línea tendrán que ir con porcentaje de descuento negativo.
¿Qué significan los estados de factura que aparecen en la plataforma oficial La Rioja?
La factura electrónica sigue una evolución de estados normales. Por lo tanto, a continuación te explicaremos al detalle cada uno de sus estados, estos son:
Pendiente de leer
Representa el estado que tiene cuando es emitida con fecha de emisión igual a la fecha actual o como mucho hasta 7 días antes. En caso de que la fecha de emisión sea más antigua el estado será Notificada. El estado de Notificada, no significa que sea avisado el receptor de la misma, sino que la plataforma avisa de que han pasado más de 7 días sin ser leída.
Descargada automáticamente y Registrada en RCF
La factura pasa al estado de Descargada automáticamente cuando es descargada por el Gobierno de la Rioja. Durante el proceso de descarga de la factura, se registra en el registro de documentos de la entidad y en su registro de facturas contable.
Luego se almacena en un repositorio documental para su custodia. Además se comprueba que el Código de Facturación Electrónica sea válido y en caso contrario se rechaza la factura de manera automática. Si todo este proceso de registro y almacenamiento es correcto la factura pasa inmediatamente al estado Registrada en RCF.
Leída
La factura cambia a este estado cuando es visualizada por el tramitador.
Aceptada
Pasa a este estado cuando la factura está aceptada en contabilidad.
Rechazada
Si la factura no es aceptada pasa a este estado junto con un motivo de rechazo que puede consultarse pulsando en el icono que aparece a su izquierda. Una factura puede ser rechazada automáticamente por problemas en el formato o porque faltan campos requeridos o bien rechazada por el gestor si no está de acuerdo con la misma.
Pagada
Pasa a este estado cuando se ha ordenado el pago de la factura.
Rectificada
Una factura pasa a este estado cuando existe otra factura llamada «Rectificativa» que la sustituye. Cabe destacar que es un error común pensar que una factura electrónica pasa a este estado después de ser modificada.
Recuerda que este estado únicamente refleja que existe otra que la sustituye. Para que la factura rectificativa pueda ser procesada es necesario que la factura a la que rectifica sea rechazada previamente por el receptor. Por tanto, todas las facturas con el estado «Rectificada» deberían haber estado previamente en el estado «Rechazada».
¿Pueden adjuntarse documentos a la factura electrónica?
Sí, la plataforma permite adjuntar documentos a una factura antes de emitirse. Es decir, cuando la factura se encuentre en Gestión de “Facturas / Entrada”. De esta forma se garantiza que esos adjuntos lleguen satisfactoriamente al organismo receptor.
Para hacerlo, deberás utilizar la opción de «Adjuntar Archivo«. La cual aparecerá una vez se ha dado de alta la factura antes de emitirse.
¿Puedo indicar en una factura electrónica los albaranes o pedidos con los que está relacionada?
Sí, el formato de Factura Electrónica permite indicar el número de pedido y/o albarán asociado a cada línea de factura. En la sección de «Detalle de factura» existe una sección de «Documentos asociados». En este punto deberás pulsar sobre «Nuevo elemento». Aquí podrán indicarse los diversos números de albarán y/o pedidos asociados a la línea de la factura.
¿Qué tengo que poner en Forma de pago de la factura?
Actualmente no es necesario rellenar el campo «Forma de pago» de la factura cuando está dirigida a Organismos con ficha de terceros, como el Gobierno de La Rioja. Debido a que la tramitación del pago se realiza según los datos bancarios indicados en la ficha de terceros del organismo correspondiente.
¿Qué significa el campo Código vendedor que aparece en el Detalle de la factura?
Si el emisor de la factura mantiene un catálogo de productos con su propia codificación podrá indicar su código de artículo en la línea de factura. Recuerda que en caso de dudas dispondrás de un asistente virtual.
¿Qué hacer si me han rechazado una factura pero no he recibido ningún mensaje de aviso?
Si te han rechazado una factura pero no has recibido ningún mensaje de aviso debes de tener desactivada la opción de aviso de eventos. Por lo tanto, deberás seguir los siguientes pasos:
- Primero que nada selecciona el ícono de «Gestión de configuración”.
- Luego el ícono identificado como “Empresa” y posteriormente selecciona “Avisos».
Aquí podrás definir los avisos a una o más direcciones de correo para diferentes tipos de eventos (factura leída, aceptada, rechazada, entre otras).
Finalmente, esperamos que toda esta información referente al servicio electrónico de Factura Electrónica La Rioja prestado por la comunidad autónoma de España te sea de gran ayuda. Además, si te ha gustado este artículo te recomendamos ingresar al siguiente link donde encontrarás información variada de tu posible interés.
