Todo emprendedor o empresa tiene que procesar un documento mercantil que refleja la información de una compra-venta, a saber una factura, es fundamental para cualquier negocio sea autónomo o empresarial debe realizarlas. Contiene importante información, donde se detalla el producto o el servicio a prestar, la fecha de entrega y el precio a pagar.
Para llevar un buen registro de las facturas siempre deben hacerse tres copias:
- Para el que la emite.
- Para el destinatario.
- Y para el contador o Ministerio de Hacienda.
¿Existen tipos de facturas?
Ciertamente, existen 6 tipos, estructuradas para diferentes usos, tales como:
- Ordinaria: Es la más utilizada por su importancia y frecuencia. Son pruebas de la relación comercial entre cliente y empresa. Contiene los datos normales documentando el producto o servicio, el impuesto y el precio a pagar.
- Simplificada: Es el ticket o recibo que emiten algunos establecimientos, por lo general no contiene las cuotas del IVA desglosadas, pero se incluyen en el total de la compra-venta y posee validez fiscal.
- Proforma: Contrario a cualquier factura que no tiene validez fiscal, es informativo debido a que se indica las condiciones de venta y se puede exigir cuando se tiene pendiente un préstamo bancario, siendo muy parecido a un presupuesto por sus detalles.
- Rectificativa: Llegan a existir, posteriormente cuando se tiene que corregir alguna factura ordinaria o se amplía algún detalle de la misma. Si esta factura es para modificar los datos, la actual sustituye a la anterior. Ahora si la factura tuviera un duplicado deben guardarse las dos.
- Recapitulativa: Como su nombre lo indica, permite agrupar operaciones comerciales con un mismo cliente y en un mismo mes, cuenta con la misma validez legal que una factura ordinaria.
- Electrónica: Es una factura digital gestionada por medios informáticos y de envíos por medios electrónicos, lo cual permite garantizar su integridad, no siendo alterada y, autenticidad respaldada por una firma de la persona física o jurídica.
¿Cómo hacer una factura ordinaria?
Para hacer una factura ordinaria debe contar con los siguientes detalles:
- Numeración: Toda empresa o empresario debe contar con facturas ordinarias de correlativa numeración y por lo general esta serie comienza a principios de año.
- Fecha de expedición: El día, mes y año en que se realiza la factura ordinaria.
- Razón social: Es como se conoce a la empresa de manera legal y oficial.
- Número de Identificación Fiscal: Sirve para elaborar información sobre los estados financieros del proveedor.
- Domicilio: la factura debe mostrar el domicilio tanto del vendedor como del cliente.
- Descripción: Breve detalle de la cantidad y precio unitario del producto o servicio a vender.
- IVA: Si el caso lo amerita.
- Importe: Lo que el cliente pagará en su totalidad.
Si la factura tiene todos estos recaudos, habrás realizado una factura ordinaria.
Factura simplificada ¿Dónde aplica hacerlas?
Una factura simplificada recopila datos de información específica, resumiendo información y es emitida bajo ciertas circunstancias:
- Salas de bailes o discotecas.
- Salones de belleza o peluquerías.
- Uso de instalaciones deportivas o gimnasios.
- Servicios prestados por estudios fotográficos.
- Tintorerías o lavanderías.
- Peajes en carreteras y/o autopistas.
Esta factura es la que comúnmente conocemos como ticket que son elaboradas electrónicamente y son más pequeñas que una factura ordinaria.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Esta factura le servirá al cliente para ver la especificación de una venta o un servicio que no se ha concretado, aquí verás los detalles que a llevar esta factura:
- El primer elemento que es fundamental que posea esta factura es su título “factura proforma”.
- A continuación colocarás la fecha, es muy importante especificar en el tiempo que se realizó.
- Seguidamente los datos del vendedor y cliente, nombre fiscal de la empresa, de ambos proveedor y comprador NIF o CIF y domicilio fiscal.
- Asimismo, se debe dar la descripción del producto y/o servicio prestado, incluyendo el precio por unidad y totalidad.
- De igual manera la suma de los costos de los productos aunque esta factura no tiene IVA ni retenciones.
- Por último el total a pagar con IVA y retenciones incluidos.
Al llegar a un acuerdo, el proveedor y cliente se efectuará una factura ordinaria y así concretar el negocio.
Factura rectificativa: ¿cuándo y cómo realizarla?
Esta factura se emite para agregar algún dato extra que sea necesario o dar corrección a algún error, también cumple con ciertos requisitos a la hora de realizarlas.
- Primero: debe incluir datos que identificaran la factura original.
- Segundo: incluir un encabezado que describa que se trata de una factura correctiva.
- Tercero: esta factura debe tener una numeración diferente a la factura original para diferenciarlas.
- Cuarto: Colocar un plazo para la realización de la factura rectificativa.
¿Qué requisitos se debe seguir para realizar una factura recapitulativa?
Este tipo de factura es muy parecida a la ordinaria, reúne un grupo de facturas que se realizan en un mismo mes al mismo cliente y debe ser detallada así:
- Una sola fecha, la final, aunque agrupe una serie de fechas de un mismo mes.
- Los datos tanto del emisor como los del cliente: nombre, dirección e identificación fiscal.
- Las operaciones comerciales que se realizaron en un mismo mes
- Información que contengan las notas de entrega, como respaldo de la compra o venta de la mercancía o servicio.
El realizar esta factura no es difícil, si se tiene toda la información tanto para el cliente como al proveedor del producto o servicio.
¿Facturas electrónicas, como hacerlas de manera sencilla?
Es muy sencillo realizar estas facturas desde tu computador, solo tienes que seguir los siguientes pasos:
- Ingresa a Internet a la página web de Factura-e.
- Dirígete a donde dice “Formato facturae” y damos clic en “Descarga de Aplicación de escritorio”
- Al ingresar debes dirigirte a la parte final de la página elegimos la opción de «Descargar aplicaciones» y luego ingresa en tu sistema operativo y procede a instalarlo.
- Abrimos la aplicación, buscamos la palabra “entrada”.
- Aparecerá una factura electrónica que se llenará digitalmente.
- Luego el proveedor firmará la factura de manera digital.
- Seguidamente envía la factura al portal FACe y guarda copia para su registro personal.
- La factura es recibida por la administración pública y archivada como soporte informático, de ser necesario consultar o imprimirla en el momento deseado.
Al realizar estos pasos tu factura electrónica tendrá validez legal en la administración pública de España.
De lo antes dicho podemos concluir que las facturas son parte importante en todo negocio para tener garantías tangibles de los movimientos comerciales de compra-venta. Tener en cuenta todas las sugerencias previstas, te beneficiará y si lo compartes con amigos y familiares contribuirás a su buen desempeño comercial.
