Factura electrónica

Cada día es más común, recibir una factura electrónica cuando contratamos bienes o servicios en España. Esta tendencia va en alza, gracias a las políticas fiscales implementadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) que motivan a las empresas y autónomos a usarlas.

También, la facturación electrónica contribuye a la economía de las empresas, porque ahorran dinero en gestión de facturas (papel, impresión, etc.). Además, la facturación electrónica también ahorra tiempo, ya que permite realizar los trámites de contabilidad más rápido que la facturación en papel.

Realmente, son muchos los beneficios tanto para las empresas o autónomos, como para los clientes la implementación de este tipo de facturación. Si quieres seguir conociendo la factura electrónica sigue leyendo este artículo en donde encontrarás toda la información.

¿Qué es una factura electrónica y qué función tiene?

Como todo sistema nuevo, es habitual comenzar a usarlo sin ni siquiera pensar qué es realmente o para qué sirve. Una factura electrónica es documento electrónico de interés fiscal que certifica una transacción comercial de bienes o servicios.

Para que una factura sea considerada electrónica debe contar con los siguientes elementos fundamentales:

  1. Poseer un mensaje de datos basado en estándar universal abierto.
  2. Utilizar firmas electrónicas.
  3. Contar con una certificación.

Esto garantiza la máxima seguridad y confidencialidad de las facturas electrónicas, además de que dificultan su duplicación. Gracias a ello, cada factura electrónica emitida por cualquier empresa o autónomo siempre será única.

También, debes saber que las facturas electrónicas poseen el mismo valor comercial y legal que la facturación en papel. En ese aspecto, simplemente se diferencian en su forma de emisión, ya que unas son digitales y las otras impresas.

Las facturas electrónicas en España se pueden emitir para efectos de compra – venta entre:

  1. Empresa a empresa (B2B).
  2. Empresa o autónomo a clientes (B2C).
  3. Autónomo o empresa a administración pública (B2G).

La emisión de una factura electrónica de empresa a empresa o de empresa a cliente no es obligatoria, sin embargo, es recomendada. Por otro lado, la emisión de este tipo de facturas de empresa o autónomos a la administración pública si es de carácter obligatorio.

Así que, si eres una empresa o autónomo que desea proveer a la administración pública de España deberás cambiarte a este tipo de facturación. Pero, si tu cartera de clientes solamente son empresas y personas naturales, también podrás utilizar este tipo de facturas para ahorrar en gastos.

Ten presente que la facturación en físico no solo gasta papel, sino también tinta, equipos de impresión, mantenimiento de equipos y espacio físico para almacenarlas.

Características que validan una factura electrónica

Para que una factura electrónica sea considerada válida, la misma debe contener una serie de requisitos de seguridad. Esos requisitos no solo validarán la legalidad de la factura sino también, no permitirán que la misma sea vulnerada o adulterada.

De esta forma, la factura electrónica que recibe un cliente por un producto, será idéntica a la que queda almacenada en el sistema de la empresa. Cuando la AEAT procede a la verificación de las facturas electrónicas compara que las copias sean las mismas gracias a los elementos de seguridad que poseen.

Las características de seguridad que validad una factura electrónica son:

  • Legibilidad. Para que una factura electrónica sea validad, debe ser creada en un software de facturas electrónicas. Este programa es el que garantiza la legibilidad y al mismo tiempo debe ser avalado por los órganos competentes.
  • Autenticidad. Las facturas electrónicas deben poseer los datos de las empresas o autónomos que la emiten. De esta manera, se puede comprobar que realmente el emisor está autorizado por las legislaciones para emitir facturas.
  • Para que una factura electrónica cuente con integridad debe tener una firma electrónica avanzada. Esta firma electrónica deberá estar basada en un certificado digital reconocido por la AEAT.

También, es muy importante que la autenticidad e integridad de la factura electrónica se realiza mediante un intercambio electrónico de datos. Así, se puede garantizar con veracidad que la factura electrónica presentada es legal.

Es por ello que, resulta fundamental contar con un proveedor de facturas electrónicas confiable que esté avalado por la AEAT. No obstante, si vas a comercializar con la administración pública, está disponible el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

En la siguiente sección conocerás todos los formatos de las facturas electrónicas.

Formatos de facturas electrónicas

Hoy en día, para los trámites fiscales en España solo están avalados 2 formatos de facturas electrónicas. De hecho, de estos formatos es que están basados todos los tipos de facturas electrónicas que se emiten dentro del territorio español.

Los formatos de facturas electrónicas que se utilizan en España son:

1.      Formato estructurado

Las facturas electrónicas en formato estructurados son las que poseen datos generados por un software de facturación. Este tipo de facturas se tramitan de manera automática mediante los sistemas informáticos del receptor de la factura electrónica.

Las facturas electrónicas con formato estructurado son muy seguras, ya que son validadas automáticamente, tanto por el que la emite como por el que la recibe. Los formatos estructurados de estas facturas electrónicas son los siguientes:

2.      Formato no estructurado

Las facturas electrónicas con formato no estructurado son las que se emiten como una imagen y sirven para clientes naturales. Esto implica que la información contenida en este tipo de factura deberá ser vaciada manualmente en los sistemas de facturación.

Los principales formatos no estructurados en donde se emiten este tipo de facturas son:

  • PDF.
  • JPG.
  • TXT.

Al no ser automática la contabilización de este tipo de facturas electrónica, se tiende a perder más tiempo y esfuerzo al utilizarlas. Esto, al compararlas con las facturas electrónicas de formato estructurado.

Ya que, al compararlas con las facturas en papel, el formato no estructurado sigue siendo más útil y rápido. Como conociste hoy, la facturación electrónica es el último paso, en tecnología para los procesos de facturación española.

Por ende, sería lógico que, al cabo de algún tiempo el uso de la facturación electrónica se haga obligatoria para todos los comercios. Un ejemplo de esto es la facturación en Italia que desde el año 2019 es obligatoriamente electrónica.

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